外部组织 & Individuals

Contracts

EMO工作人员将准备合同和成本预测，并通知客户所有保险要求.

协调与协助

EMO提供咨询、活动策划工具、后勤协调和建议. 我们可以提供活动和预算计划清单, floor plans, 政策和程序以及计划时间表. 我们为客户提供咨询和协助, 并在需要时进行故障排除，以确保事件成功. 合同、保险要求和成本预测由管理办公室生成并发送给客户.

Date Consultation

行政管理处工作人员将对活动进行初步审查，并就拟议的日期提出建议.

Management

除非活动是由澳门葡京博彩软件部门赞助或认可的, EMO工作人员将是该活动外部组织的主要联系人.

空间调度/资源

机电处职员会为活动预留场地，并向提供服务的部门申请资源.

其他指引和政策，请参阅 Event Planning Forms & Resources page.

外部组织的筹款活动

外部组织可以租用澳门葡京博彩软件的大部分设施（不包括实地考察所和诗歌中心）进行筹款活动, subject to rental, 服务和行政费用以及保险要求. 所有此类事件必须通过事件管理办公室办理.

Permission to use Smith facilities does not imply any endorsement of an event or organization; if an organization seeks official Smith participation in an event, EMO必须与澳门葡京博彩软件校长和/或学院代表协调和批准请求.

EMO必须审查和批准任何活动宣传，以确保澳门葡京博彩软件的名字仅用于位置目的，并且学院不能被误解为赞助商. 有关政治事件，请参阅 澳门葡京博彩软件政治和竞选活动政策.

Food

食物只允许在餐点下列出的房间 校内可预订的房间 section. 你可以使用澳门葡京博彩软件的餐饮服务, 自带食物, 或者在某些地方雇佣外部供应商. 所有对澳门葡京博彩软件餐饮的要求都应该直接通过 澳门葡京博彩软件餐饮办公室.

当聘请外部餐饮承办商时, review your contract, 哪个应该涵盖所有细节, including fees, staff, taxes, gratuities, insurance, extra charges, 付款时间表和取消政策. We have provided a list of local caterers who have worked both with Smith and external clients on the Smith campus; however, 您可以选择不在此列表中的供应商. 使用会议中心的外部餐饮承办商需要支付100美元的费用.

Local Caterers (PDF)

如果在没有执照的厨房里提供聚餐或客人准备的食物, 你必须提供指示牌，包括： 
“这些食物是______在家里准备的." (e.g. 游泳队、支持者等.) 
“这些食品含有____.（特别列出潜在的过敏原，比如坚果）  
“这是为________募捐的活动." (e.g., swim team) 
程序将直接转到______(e.g. swim team). 

外部餐饮承办商负责遵循会议中心的程序和使用厨房的指导方针.

保险需求

所有使用澳门葡京博彩软件财产的外部个人和组织必须符合学院的保险要求. 澳门葡京博彩软件不会为使用学院财产的外部个人或组织提供综合一般责任（CGL）保险. 这不适用于会议中心. 欲了解更多信息，请致电413-585-2179与活动安排协调员联系.

保险规定（PDF）

租金及相关费用

外部客户需要支付空间租金和支持活动的服务费用. 澳门葡京博彩软件为提供IRS 501(C)(3)免税信的北安普顿组织提供优惠.

Confirmation

在签订合同之前，对外部个人和组织的保留仍是暂定的, 保险凭证和押金由活动协调人收到.